Intelligentes Dokument

Viele Unternehmen nutzen heute bereits PDF-Dokumente, aber meist nur als reiner Papierersatz. Dabei handelt  es sich um „flache“ Dokumente, die lediglich Texte, Daten, Zahlen oder Formularfelder anzeigen. Bei den prozessfähigen PDF-Formularen steckt die Intelligenz im Dokument selbst - etwa Möglichkeien zur Dateneinbettung, eine Formularfunktion, die gesteuerte Zugriffskontrolle und vor allem vielfältige Sicherheitsfeatures. Diese nicht sichtbaren Prozessanforderungen werden im PDF hinterlegt und so direkt zu einem Teil der Datei. Als Schnittstelle zum Backend-System dienen strukturierte Dateien auf der Basis von XML (eXtensible Markup Language).

Intelligente Formulare können sich selbst erklären und direkt beim Ausfüllen Hilfestellungen anbieten. Die Durchführung von Plausibilitätskontrollen in Echtzeit verhindert, dass die mit den Formularen abgeschickten Daten – im Unterschied zu den Vorgängern aus Papier – keine oder kaum noch Fehleingaben enthalten und ohne weiteren Medienbruch direkt in das IT-System einfließen können. Fehler werden so bereits bei der Erfassung vermieden und müssen nicht erst kostenintensiv in den nachgelagerten Systemen korrigiert werden.

Der Adobe Reader verfügt über einige versteckte Funktionen, die im Normalfall nicht oder nur selten genutzt werden und sich über ein entsprechendes intelligentes Dokument aktivieren lassen. Dazu zählen die Möglichkeit zum Abspeichern von eingegebenen Daten und zum Aufbringen von Kommentaren, das Anfügen von Anhängen, das digitale Signieren und ein dynamischer Barcode.