Intranet

Zuerst sollten wir uns einmal anschauen, was mit Intranet eigentlich gemeint ist. Intranet bedeutet für mich die kompakte und benutzerfreundliche Informationszusammenfassung, welche den täglichen Arbeitsalltag in einem Unternehmen möglichst vereinfacht

Und genau hier beginnt schon das Problem. Wie vereinfacht man möglichst den Arbeitsalltag eines jeden Intranetbenutzers? Es ist mit Sicherheit nicht damit getan, irgendeine Intranetsoftware zu installieren und diese dann den Mitarbeitern als Informationsplattform anzubieten. Es genügt auch nicht, jegliche Information, welche vorher in Papierform am schwarzen Brett hing, jetzt digital abzubilden, um dann zu hoffen, dass jetzt alle freudestrahlend das neue Intranet nutzen. Wer sich dieser Illusion hingibt, wird schnell enttäuscht sein und das Projekt Intranet kann schnell zum Albtraum werden. Intranet ist mehr als die reine technische Installation. Intranet besteht für mich aus folgenden Ebenen:

Psychologie
Politik
Technik

Nur durch das optimale Zusammenspielt dieser Ebenen, kann eine Intraneteinführung und ein Betrieb entsprechend erfolgreich sein. Widmen wir uns also einmal den einzelnen Ebenen:

Psychologie

Der Mensch neigt dazu, sich das Leben möglichst einfach zu gestalten. Das gilt natürlich auch für den täglichen Arbeitsalltag. Information spielt hier eine wichtige Rolle. Die Informationsbeschaffung empfinden wir eher als lästig als angenehm. Information muss schnell und immer und überall verfügbar sein. Diesen Zustand empfinden wir als ideal und erstrebenswert. Und genau hier muss ein erfolgreicher Intranetbetrieb abzielen. Wird das Ziel erreicht, erreicht man auch gleichzeitig eine Akzeptanz. Akzeptanz ist einer der Schlüsselbegriffe bei der Intranetthematik. Und wenn aus der Akzeptanz zum Schluss noch eine Freude und eine mit dahergehenden Grundmotivation entsteht, dann kann man den Intranetbetrieb als erolgreich bewerten.

Jeder Teilnehmer an einem Intranetprojekt bringt auch sein persönliches Herzblut ein und möchte selbstverständlich auch seine eigenen Ideen realisiert wissen. Motivation beginnt bei der Ideenfindung und muss wie eine kleine brennende Kerze überwacht werden. Bereits kleiner Projektkorrekturen oder die ein oder andere Absage von eingeworfenen Projektideen, können die Motivation des Mitarbeiters bis zum Nullpunkt bringen.

Politik

In jedem Unternehmen gibt es auch immer eine grosse Portion Politik. Hier gilt es gemeinsame Interessen zu analysieren und letztendlich auch erfolgreich zu wahren. Wahrlich keine einfache Aufgabe und erst recht nicht beim Thema Intranet. Nicht jeder empfindet Information als gleich wichtig und setzt dadurch die Priorität entsprechend an ganz verschiedenen Stellen. Die oder der Intranet Verantworlicher/r gerät hier schnell in eine Reihe von Interessenskonflikten, welche schon so manches hochinnovatives Intranetprojekt zum Scheitern gebracht haben. Wer also ein Intranetprojekt erfolgreich zuende bringen möchte, benötigt zusätzlich zu einer guten Portion psychologischen Einfühlungsvermögens auch ein gutes Gespür für Diplomatie. Hier gilt es im Besonderen, sich auf keine Seite zu schlagen und möglichst die Rolle der Neutralität zu bewahren. Das aber natürlich nicht, ohne jedem Einzelnen das Gefühl der eigenen Wichtigkeit zu geben.

Aber auch das liebe Geld kann eine bedeutende Rolle spielen. Eng gesteckte Budgetgrenzen können ein Intranetprojekt durchaus in falsche Bahnen lenken. Prinzipiell muss man sich bei einer Budgetierung im klaren sein, dass eine Intranetinstallation und auch der laufende Betrieb erst einmal sehr viel Geld kosten kann. Entscheider empfinden diese Kosten unter Umständen auch als Geldverschwendung und beginnen bereits bestehende Budgetgrenzen wieder nach unten zu korrigieren. Die wahren Einsparungen zeigt eine erfolgreiche Intranetinstallation immer erst nach einer längeren Zeit des Betriebes. Prinzipiell sollten Intranetbudgets möglichst grosszügig ausgelegt werden.

Technik

In der Technik gibt es mehrere Aspekte zu betrachten:

1.    Sicherheit
2.    Benutzerfreundlichkeit
3.    Software
4.    Hardware
5.    Consulting

Sicherheit

Früher oder später muss sich auch mit dieser Thematik auseinandergesetzt werden. Sicherheit bildet hier ein grosses und komplexes Gebiet. Sicherheit kann hier von Datensicherung bis zu Datenschutz reichen. Hier spielen die Bedürfnisse des Intranetbenutzers und der EDV sowie des Unternehmens an sich eine entscheidende Rolle.Widmen wir uns einmal dem Punkt der Datensicherheit. Ein nicht erreichbares Intranet ist schon einmal der Gau eines jeden Intranetverantwortlichen, wenn dann aber noch Daten verloren gehen, welche aufgrund eines fehlenden Backups nicht mehr hergestellt werden können, dann droht dem Intranet ein nicht unerheblicher Imageschaden. Das Vertrauen des Benutzer in das Intranet ist das A&O eines Erfolges und wird durch Abstürze mit einem evt. verbundenen Datenverlust empfindlich gestört. Aus diesem Grunde muss hier vorgesorgt werden. Das Datensicherungsprinzip kann hier nur wie folgt lauten:

D(24h*7tage/woche)

Diese einfache Formel bringt es auf den Punkt. Eine Datensicherung (D) muss alle 24 Stunden und 7 Tage in der Woche vorgenommen werden. Es existieren also 7 Generationen eines Backups, welche dann wieder entsprechend gelösch werden dürfen, damit am Ende immer eine 7 Tage Generation existiert.

Ein weitere Aspekt der Sicherheit bildet der Datenschutz, Es erklärt sich von selbst, dass ein direkter Zugang zum Intranet über das Internet in keinem Falle möglich sein darf. Einzige Ausnahme bildet hier der VPN Zugang. Ein Intranet darf mit dem Internet nichts zu tun haben und bildet höchstens via einer Extranet Schnittstelle ein Verbindung ins Internet. Diesen Gedanken folgend, muss man sich nun überlegen, wie das Intranet bestmöglich abgesichert werden kann und muss. Datenbankserver und Applikationserver müssen z.B. zwingend physikalisch getrennt sein.


Weblinks zu Intranetsoftwareanbietern:

www.comitas.ch
www.vignette.com
www.intrexx.de